（一）档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换；
（二）安全使用电器设备，定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；
（三）档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。
第十二条 对库藏档案应经常进行检查，包括档案的完整程度，实有档案数量是否与登记簿中的数量相符，档案的调出和归还是否履行了相关手续。如发现问题，应及时报告，随时纠正，并采取措施予以处理。
第十三条 市房管局档案管理机构应当每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，检查档案是否有霉变、虫蛀、损坏等情况，及时修补破损褪色、霉变档案。
第十四条 市房管局档案管理机构按照本办法执行，各区（县）房管局及其直属单位参照本办法执行。
第十五条 本办法自印发之日起实施。
上海市住房保障和房屋管理局文件材料归档办法
第一条 为了加强上海市住房保障和房屋管理局（以下简称“市房管局”）及其直属单位各类档案的管理，保证各单位各部门文件材料的及时归档和归档文件的齐全完整，根据《
中华人民共和国档案法》及其实施办法、《
上海市档案条例》及《上海市住房保障和房屋管理局档案管理暂行规定》，结合本局的实际情况，特制订本归档办法。
第二条 本办法所指归档文件是指市房管局及其直属单位在住房保障和房屋管理工作中形成的办理完毕的应作为档案保存的各种纸质、电子及图像等文件材料。
具体归档内容按照《上海市住房保障和房屋管理局档案分类目录》执行，并区分不同的文件价值，确定保管期限，以便于保管和利用。归档的文件要求完整齐全，分类正确。
第三条 市房管局及其直属单位各部门形成的应归档的文件材料采取即时归档的方式，以文件材料归档作为业务办结的标志；直属单位的文件材料满二年定期向市房管局档案管理机构移交。
第四条 市房管局及其直属单位各部门的负责人是确保文件材料完整齐全的第一责任人。
第五条 市房管局及其直属单位各部门业务办结后即由业务部门专（兼）职档案人员（以下简称“移交人员”）将文件材料向市房管局档案管理机构或部门接收人员（以下简称“接收人员”）移交。
（一）移交人员对文件材料核对整理，确认无缺件后，列出文件材料清单（一式二份）作为移交清单，移交清单永久保管；
（二）接收人员将文件材料与移交清单逐一核对，确认无误后接收；
（三）双方在移交清单上签字，文件材料正式移交市房管局档案管理机构或部门归档。
第六条 已建立电子文件档案管理系统的单位，应将归档的电子文件与纸质文件标引一致，同时归档。
第七条 整理完整的各类文件材料归档后，由市房管局档案管理机构对文件材料进行信息化处理后入库，并及时提供档案利用。
第八条 市房管局及其直属单位档案管理机构或部门按照本办法执行，各区（县）房管局及其直属单位参照本办法执行。
