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审计署办公厅关于印发《审计署机关文书档案管理暂行规定》等文件的通知

  八、案卷脊背的年度填写汉字,如“一九九五”,案卷号暂与归档号一致。全宗号、目录号由档案部门填写;
  九、案卷封面的日期、件数、页数、档案管理号等数字,一律使用阿拉伯数字。除归档号和脊背上的案卷号用铅笔填写外,其余各项均需使用钢笔填写。
  第十五条 卷内文件材料应按排列程序,依次编写页号,不得遗漏。编页时应从卷内文件的首页开始,不分件数统编一个流水号。填写时,执铅笔用阿拉件数字在有文字的每页材料正面右上角、背面左上角编写页号。
  第十六条 卷内文件目录必须按规定格式和要求逐件填写,其填写方法和要求是:
  一、顺序号,填写卷内所有文件的先后位置号;
  二、文号:收文,填写来文机关的发文号,发文,填写本机关的发文号;
  三、文件标题,填写卷内文件的标题,一般照原文抄录,不要随意更改和简化,没有标题的可照文意自拟标题;
  四、文件日期,填写文件的制发日期,没有日期的要尽量考证清楚;
  五、文件所在页号,即按统一编的页号填写每份文件的起止号;
  六、备注,填写卷内文件需要说明的问题;
  第十七条 卷内文件目录必须使用计算机打印。
  第十八条 卷内备考表由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成,其填写方法和要求是:
  一、本卷情况说明,填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁和其他需要说明的情况;
  二、立卷人,由立卷人签名;
  三、检查人,由案卷质量审核者签名;
  四、立卷时间,填写完成立卷的时间。
  第十九条 案卷组成后,应根据《文书档案保管期限表》逐卷准确划注保管期限并填入案卷封面相应项目。

第五章 案卷检查

  第二十条 各单位的文件承办人将组好的案卷,交本单位文秘人员检查,检查内容如下:
  一、文件收集齐全、完整,不缺件少页;
  二、卷内文件排列有序,目录与内容一一对应;
  三、卷内文件纸页规格一致,外观整齐;
  四、案卷标题及封面按要求填写,字迹工整清晰。
  第二十一条 文秘人员将检查过的案卷,交机关档案部门审核,经审核合格,方可装订;不符合要求的,退回返工。

第六章 案卷装订

  第二十二条 案卷装订前要拆除文件上的大头针、曲别钉、订书钉等金属物,以保证文件不被锈蚀、损坏。
  第二十三条 对破损的文件材料,应按要求修补或托裱。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,对未留装订线的文件应在左侧加贴纸条。
  第二十四条 案卷采用三孔一线的方法装订,对不合订在一起的案卷,应逐件用细线装订。
  第二十五条 每个案卷的文件材料,一般不超过二百页,材料过多的可分为若干卷,但应注意卷内文件材料的阶段性和联系性。
  第二十六条 照片、录音带、录像带等声像档案,应在每盘上注明摄录的时间、内容、承办单位或承办人,逐一登记,单独保存。


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