第十八条 参加展览会的单位必须是有外经贸经营权的各类外贸企业、生产企业和外商投资企业；供货、协作单位的人员可以作为参展单位的邀请人员参加展览会；参展人员应是主管业务领导和懂外语的业务人员。省、部级干部如确需出国（境）参加招商和办展活动，应按规定报请国务院批准。
办展活动的团组人数每个摊位不超过两人，招商洽谈会的团组人数根据所报项目情况及所赴国别情况而定。不得安排与经贸工作无关的人员参加招商或办展活动。不得安排非工作需要的绕道、顺访以及专项旅游。
在外时间按实际活动天数前后最长各加４天计算，不得延长。
第十九条 招商和办展活动的申请报告应包括以下主要内容：
主办单位、承办单位、活动宗旨、名称、地点、规模、时间、内容、可行性方案、经费预算、参展人数、在外停贸天数、出访路线等。
第二十条 终审所需材料如下：
参加招商和办展活动的单位名称及人员名单（注明职务）、展品大类清册、经费收支、国（境）外协办单位情况（背景材料、资信情况、展览服务能力或招商能力）等。
参加国际博览会、经贸展览会的活动计划，还应附有驻外使领馆意见。
举办招商洽谈活动所需报送的材料，还应包括洽谈项目的目录以及国家或地方行业主管部门的审批意见等文件。各主办单位对外洽谈的项目应是经过外经贸部最终平衡审定的。
第二十一条 中国贸促会对参加国际博览会、经济贸易展览会的汇总平衡意见应定期报外经贸部。内容包括：申报单位总名单，汇总平衡的意见等。
第二十二条 主办单位在得到外经贸部正式批复文件后方能开展对外的实质性工作。未经批准不得对外发布招商和办展信息、承诺或签定协议。活动计划一经正式批准，应严格执行，不得任意更改。如需要改变，须报外经贸部批准。
第四章 检查与监督
第二十三条 各主办单位在招商和办展活动结束后的１个月内，将总结报告报送外经贸部。招商活动中达成的合作意向项目，主办单位要定期检查，促进项目进展，并在半年后向外经贸部报送１次项目落实情况。以上两项材料将作为审批下次活动的参考。
